Какова последовательность действий с входящими, исходящими и внутренними документами? 1. Как составляется проект документа? 2. Что включает в себя вскрытие конвертов и проверка вложений? 3. Что происходит на этапе регистрации документов? 4. Что проверяется при проверке правильности адресования? 5. Как осуществляется согласование проекта документа? 6. Что происходит при рассмотрении документов руководителем (резолюция)? 7. Кто подписывает документ? 8. Что происходит с документом после подписания руководителем? 9. Что происходит на этапе предварительного рассмотрения (сортировки)? 10. Что проверяется при проверке правильности оформления документа? 11.
Пошаговый ответ:
Инструкция: Работа с документами в офисе является важной частью организационного процесса. Входящие, исходящие и внутренние документы имеют свою последовательность действий, которую необходимо соблюдать для эффективной работы.
1. Составление проекта документа: Первый шаг заключается в создании проекта документа. На этом этапе определяются его цель, содержание и формат. Документ должен быть оформлен согласно установленным требованиям.
2. Вскрытие конвертов и проверка вложений: При получении входящих документов их конверты вскрываются и проверяются на наличие вложений. Если вложения присутствуют, то они проверяются на соответствие описанию и их содержанию.
3. Регистрация документов: На этапе регистрации документы получают уникальные номера и регистрируются в специальном журнале или электронной базе данных. Это служит для учета и контроля всех поступающих и отправляемых документов.
4. Проверка правильности адресования: При проверке правильности адресования документа удостоверяются, что адресат указан правильно и соответствует требованиям доставки. Это позволяет избежать ошибок в доставке и связаться с нужным получателем.
5. Согласование проекта документа: Проект документа может потребовать согласования с разными отделами или лицами. На этапе согласования проект проходит рассмотрение и принятие решения о его утверждении или внесении корректировок.
6. Рассмотрение документов руководителем: После согласования документы передаются на рассмотрение руководителя или другого уполномоченного лица. Руководитель выносит резолюцию, т.е. принимает решение о дальнейших действиях, таких как подпись, отправка или архивирование документа.
7. Отправка исходящих и хранение внутренних документов: Исходящие документы подписываются, упаковываются и отправляются адресату. Внутренние документы могут быть переданы соответствующим лицам или отделам внутри организации. После отправки или передачи документы могут храниться в специальном архиве.
Пример использования: Опишите последовательность действий с входящими, исходящими и внутренними документами в офисе.
Совет: Чтобы лучше понять процесс работы с документами в офисе, рекомендуется ознакомиться с организационными правилами и требованиями, установленными в организации, где вы работаете или учитесть.
Упражнение: Какие основные шаги необходимо выполнить для отправки исходящего документа в офисе?